メールによる催促で最も大切なこと

メールによる催促で最も大切なこと



遅延期間に応じて内容を使い分けることが重要

メールによる督促で大切なのは、遅延期間に応じて内容を使い分けることである。
遅延期間が数日程度と3カ月では、当然、記載する内容はもちろん、語調も変わってくるはずだ。

ところが、数日の遅延にも3カ月の遅延にも同じようなフレーズで、同じような語調で督促している企業が少なくない。
どうしても、言語が英語であることもあり、微妙なニュアンスの様で意識していないケースが多い。
そのためにも、遅延期間に応じた複数の英文督促メールをあらかじめ用意しておくことが望ましい。
もちろん、全ての取引先に同じ内容のメールを送るわけではないが、テンプレートがあることで、メール作成の時間も短縮できる。
また、組織として督促ツールを共有することで、全社で一貫した債権回収体制を構築することもできる。
また、英文の督促メールで大切なのが、期限を区切ることである。期限については、文書に限らず、電話でも、訪問でも当てはまる。
意外に間違って使われているのが、このフレーズである。

  • As soon as possible
  • Immediately

「できるだけ早く」「直ちに」とは一見、督促に向いたフレーズのように感じるかもしれないが、これではダメだ。
なぜなら、人によっては速度感に差がある。今日ができるだけ早いと思う人もいれば、明日だと思う人もいる。
こうした速度感の差をなくすためにも、下記のようなフレーズが望ましい。

by May 27, 2011

督促メールにおいては、こうした細かいポイントが重要な役割を果たすのだ。


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